Anwendungsbeispiele

Antonio möchte am nächsten Führungszirkel teilnehmen. Der Kurs (für UZH Mitarbeitende mit Führungsverant-wortung) ist kostenlos. Der Zeitbedarf ist 8 x 3 Stunden. Antonio arbeitet mit 100 %-Pensum, seine Vorgesetzte unterstützt vollumfänglich, dass Antonio am Führungszirkel teilnimmt und die jeweils drei Kurs-Stunden als bezahlte Zeit für Weiterbildung aufschreibt.

Was muss Antonio unternehmen?

• Er holt von seiner Vorgesetzten das schriftliche Einverständnis für den Besuch des Führungszirkels ein (§ 15 WBR).
• Er meldet sich für den Führungszirkel an.
• Er besucht den Kurs vollständig und erfasst im Zeiterfassungssystem jeweils 3 Stunden Zeit für Weiterbil-dung (§ 11 WBR).
• Falls er einmal nicht teilnehmen kann und den ganzen Kurs-Halbtag verpasst, informiert er vorgängig schriftlich seine Vorgesetzte und den*die Weiterbildungsveranstalter*in darüber (§ 23 WBR). Für die ver-passten Stunden kann er keine Weiterbildungszeit erfassen.
• Wenn er zum Kursabschluss eine Teilnahmebestätigung erhält, sendet er diese dem*r zuständigen Personalverantwortlichen zwecks Ablage in seinem Personaldossier (§ 21 WBR).

Brigitte arbeitet mit 90 %-Pensum in einer Verwaltungsfunktion und möchte sich hinsichtlich ihrer Kommunikationsfähigkeiten weiterbilden. Sie schaut sich das Bildungsangebot des Kantons Zürich an und wählt den Kurs Schwierige Gespräche meistern. Dieser besteht aus zwei Kurstagen und kostet für sie als UZH-Mitarbeiterin CHF 500. 

Was muss Brigitte unternehmen?

• Brigitte beantragt bei ihrer Vorgesetzten schriftlich den Besuch dieses Kurses. 
• Ihre Vorgesetzte kennt Brigittes Entwicklungswunsch und sieht hier ebenfalls einen deutlichen Bedarf. Sie begrüsst diesen Vorschlag und bewilligt Brigitte den Kursbesuch schriftlich.
• In der Antwort steht, dass Brigitte ihre Weiterbildung mit Interessegrad 1 absolvieren kann: Brigitte bekommt die vollen CHF 500 Kursgeld bezahlt. An den zwei Kurstagen darf sie – mit Beschäftigungsgrad 90 % – jeweils die Soll-Arbeitszeit 7:34 Stunden für ihre Weiterbildung anrechnen. Darüber hinaus gehende Kursstunden sowie Zeitaufwand für Anreise, Vor- und Nachbereitung trägt sie selbst.
• Brigitte meldet sich auf der Plattform des Kantons Zürich selbständig für den Kurs an und sorgt dafür, dass die Rechnung zu Händen der Kostenstelle ihrer Organisationseinheit korrekt ausgestellt wird.
• Brigitte besucht den Kurs und erfasst in der Excel-Arbeitszeittabelle die Kurstage mit 7:34 Stunden in der Zeile 91 «Weiterbildung».
• Ihre Vorgesetze ermuntert Brigitte, im nächsten Teammeeting von ihren Lernerfahrungen zu berichten, gemäss § 22 WBR.

Christoph möchte den Studiengang CAS Leadership und Governance an Hochschulen an der UZH absolvieren. Er ist an der UZH mit Pensum 100 % angestellt. Dieser Studiengang ist öffentlich zugänglich und gilt daher als «externe Weiterbildung». Der vollständige CAS-Studiengang kostet für UZH-Angehörige CHF 8'900. Er umfasst (Beispiel: Durchführung 2024) 19 Präsenztage, aufgeteilt auf Freitage und Samstage; dazu gibt es Online-Klausuren, und es ist eine schriftliche Arbeit zu verfassen. Christoph hat die Aussicht, in einigen Jahren eine höhere Führungsfunktion zu übernehmen, daher unterstützt seine Vorgesetzte dieses Vorhaben und stuft es als einen Fall von «Interessegrad 2» ein. 

Was muss Christoph unternehmen?

• Diese Weiterbildung bedarf einer Vereinbarung und einer Verfügung (§ 16 und 17 WBR). Daher muss Christoph – nachdem seine Vorgesetzte ihm mündlich zugesagt hat, dass sie diesen CAS unterstützt, – zuerst das Formular «Vorlage Weiterbildungsvereinbarung» herunterladen und das Formular mit den Angaben zum Studiengang ausfüllen. Anschliessend ergänzt seine Vorgesetzte die Angaben betreffend Interessegrad und Umfang der Unterstützung durch die UZH. Beide unterschreiben das Formular, danach wird es dem*r zuständigen Personalverantwortlichen weitergeleitet, diese*r veranlasst die Ausstellung der Verfügung.

• In dieser Vereinbarung wurde festgehalten, dass die UZH diese Weiterbildung mit Interessegrad 2 unterstützt. Die UZH übernimmt gemäss § 9 Abs. 2 WBR demnach 75 % der Weiterbildungskosten und/oder (aber nicht kumulativ) 75 % der für die Weiterbildung benötigten Arbeitszeit. Dies bedeutet: Die Summe der Prozent-Anteile an gewährter Arbeitszeit plus an Kurskosten muss total 75% ergeben.

• Christophs Vorgesetzte bietet die Variante «halb-halb» an. 75% von CHF 8'900 sind CHF 6'675, 75% von 19 Kurstagen sind 14.25 Tage. Christoph ist einverstanden:  jede Seite übernimmt CHF 3'337.50 Kurskosten und 7.125 Tage (zu 8:24 Stunden), also 7 Tage, eine Stunde und 3 Minuten Arbeitszeit. Die darüber hinaus zu deckenden Kosten und Kurszeiten übernimmt Christoph persönlich.

• Weil Christoph mehr als 5 Arbeitstage für seine Weiterbildung bekommt, braucht er eine Verfügung. Nach Erhalt dieser Verfügung kann er sich verbindlich für die Weiterbildung anmelden.

• Christoph sorgt dafür, dass für die Kursgebühr von CHF 8'900 zwei Rechnungen ausgestellt werden: Die Rechnung für die UZH über CHF 3’337.50 wird zulasten der Kostenstelle seiner Organisationseinheit ausgestellt. Christoph reicht sie gemäss dem Prozess Rechnungsbearbeitung | Finanzen | UZH ein. Im Kreditorenworkflow ergänzt der*die formelle Prüfer*in die Kontierung mit dem Sachkonto «Aus- & Weiterbildung» und der richtigen Kostenstelle. Die Rechnung für Christoph über den Restbetrag von CHF 5'562.50 (CHF 3'337.50 plus die privat zu tragenden 25% der Kurskosten) lautet auf seinen Namen, diese bezahlt er selbst.

• Beim Ausfüllen des Vereinbarungs-Formulars wurde Christoph von seiner Vorgesetzten aufgeklärt, dass er zur Rückerstattung der von der UZH übernommenen Weiterbildungskosten verpflichtet ist, sollte er die Weiterbildung abbrechen (inkl. Nichtteilnahme an Prüfungen) oder vorzeitig die UZH verlassen (§§ 24-27 WBR). Das von Christoph im Formular eingetragene Abschlussdatum der Weiterbildung ist massgeblich für den Beginn der zweijährigen Frist dieser Rückerstattungsverpflichtung.

• Christoph besucht den CAS und erfasst im Zeiterfassungssystem die von der UZH als Arbeitszeit angerechneten Stunden der Kurstage. Allfällige als Arbeitszeit angerechnete Kurstage am Samstag können bis zur insgesamt von der UZH gewährten Anrechnung als Arbeitszeit, als Arbeitszeit ohne Wochenendzuschlag als «Weiterbildung» erfasst werden; Christophs Vorgesetzte hat ihm dies in der Weiterbildungsvereinbarung ausdrücklich genehmigt.

• Die Abschlussarbeit wird Christoph zu einem für seinen Arbeitsbereich direkt relevanten Thema schreiben. Deshalb wird er – wenn es soweit ist – in Absprache mit seiner Vorgesetzten voraussichtlich zusätzliche Arbeitszeit zur Verfügung gestellt bekommen.

Doris ist als Quereinsteigerin zu einer Funktion als Personalverantwortliche in einer UZH-Organisationseinheit mit sehr vielen Mitarbeitenden gekommen und arbeitet in einem 100 % Pensum. Diese Arbeit gefällt ihr. Sie möchte vertieftes Fachwissen erwerben und sich zur «HR Fachfrau mit eidgenössischem Fachausweis» weiterbilden (Englisch: HR Specialist, Federal Diploma of Higher Education). Diese Berufsausbildung wird staatlich unterstützt, sofern sich Doris als Privatperson für den Kurs anmeldet und zum Zeitpunkt ihrer Prüfungs-Verfügung ihren steuerlichen Wohnsitz in der Schweiz hat. Am Ende ihrer Weiterbildung kann sie vom Bund die Rückerstattung von 50 % der Kursgebühr beantragen. Doris ist gemäss § 7 Absatz 2 WBR verpflichtet, die Möglichkeit dieser sogenannten «Bundessubvention» auszuschöpfen. Dies bedeutet, dass sie die gesamten Kurskosten an die Ausbildungsinstitution selbst bezahlt und bei ihrer kostentragenden Organisationseinheit den Anteil der Kurs- und Prüfungskosten beantragt, die sie nicht vom Bund bekommt. Ihr Vorgesetzter bestimmt Interessegrad 1 für die Weiterbildung von Doris.

Was muss Doris unternehmen?

• Sie informiert sich auf der Webseite Bundesbeiträge für Kurse, die auf eidgenössische Prüfungen vorbereiten und wählt von der Liste der Kursangebote eine zugelassene Institution.
• Sie füllt zusammen mit ihrem Vorgesetzten das Formular «Vorlage Weiterbildungsvereinbarung» aus. Der Vorgesetzte ergänzt den IG und setzt im Formular die Angaben für von der UZH übernommene Kosten und/oder Arbeitszeit ein. 
• Der finanzielle Beitrag der UZH wird höher sein als CHF 5'000, und Doris darf mehr als 5 bezahlte Arbeitstage als «Weiterbildung» verbuchen. Mit den Angaben aus dem Formular leitet der*die zuständige Personalverantwortliche die elektronische Erstellung einer Verfügung ein. 
• Doris gelangt für den gewährten Kostenbeitrag der UZH an ihre*n Kostenstellenverantwortliche*n. Diese*r sorgt für die Überweisung auf Doris’ Konto. Im nächsten Lohnausweis von Doris wird dieser Beitrag der UZH ersichtlich sein, unter Ziffer 13.3.
• Doris ist gemäss Weiterbildungsvereinbarung zu einer Rückzahlung im Fall eines selbst gewählten Ab-bruchs der Weiterbildung oder vorzeitigen Weggangs von der UZH verpflichtet, gemäss §§ 24-27 WBR.
• Doris schreibt die als Arbeitszeit angerechneten Stunden der Kursbesuche im vereinbarten Umfang in der Excel-Arbeitszeittabelle in der Zeile 91 «Weiterbildung» auf. Da Doris einen Beschäftigungsgrad von 100% hat, kann sie pro Kursbesuch max. 8:24 Stunden täglich aufschreiben. 
• Sie absolviert ihre Weiterbildung und nimmt an der Prüfung teil. – Allerdings besteht sie diese im ersten Anlauf nicht. Doris weiss: Sie muss ihre Abschlussprüfung spätestens in einem Jahr wiederholen, sonst gilt es als Abbruch. Gemäss § 24 WBR müsste sie in diesem Fall einen Teil der erhaltenen Kurskosten an die UZH zurückbezahlen. Zudem muss sie weitere, zusätzliche Weiterbildungskosten selbst tragen und kann die Weiterbildung nicht (länger) als Arbeitszeit anrechnen (§ 24 Abs. 3 WBR).
• Die in Aussicht stehende Bundessubvention darf sie trotz nicht bestandener Prüfung beantragen. Dafür meldet sie sich selbständig beim Onlineportal der Abwicklungsstelle des Bundes an und reicht die erforderlichen Unterlagen ein. 
• Für den zweiten Anlauf zur Abschlussprüfung muss sich Doris in ihrer Freizeit vorbereiten. Mit einem Jahr Verspätung besteht sie die Prüfung zur HR-Fachfrau und sendet einen Scan ihres Diploms zur Ablage in ihr E-Dossier. Sie informiert das für HR Administration zuständige Center of Competence, dass sich ihr Abschlussdatum verschoben hat; die Frist zur Rückzahlung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses beginnt erst am Datum ihrer Abschlussprüfung.
• Auch an ihrem Arbeitsplatz herrscht Freude: Die UZH hat mit Doris’ Weiterbildung an HR-Fachwissen dazu gewonnen.