HR Employee Self-Service (ESS) - FAQ

Allgemein

ESS steht für "Employee Self-Service" und ist ein Online-Portal, über das Sie als Mitarbeitende der UZH verschiedene Personalgeschäfte selbstständig erledigen können. Es wurde eingeführt, um den Mitarbeitenden mehr Autonomie und Flexibilität bei der Verwaltung ihrer persönlichen Daten und Arbeitsangelegenheiten zu bieten. Es dient als ergänzendes Instrument zur persönlichen Unterstützung der Mitarbeitenden und fördert Transparenz und Informationsfluss innerhalb der UZH.

Alle Mitarbeitenden der UZH mit einer öffentlich-rechtlichen Anstellung sowie Lernende haben Zugriff auf ESS. Personen mit einer alleinigen Dozierendenanstellung sowie Honorarempfangende können ESS hingegen nicht nutzen.

Mitarbeitende mit mehreren Anstellungen an der UZH können ESS nutzen, wenn Sie wenigstens eine öffentlich-rechtliche Anstellung haben.

Die beiden Services, die zum Start verfügbar sein werden, sind die elektronische Lohnabrechnung und die Änderung der Bankverbindung.

Es kann noch bis zum Austrittsdatum darauf zugegriffen werden.

Zugang / Login

ESS ist über das Internet zugänglich. Mitarbeitende müssen sich mit ihren Zugangsdaten (Shortname und Passwort) anmelden, um auf den Service zugreifen zu können. Zusätzlich werden sie aufgefordert, sich mit der Multifaktor-Authentifizierung anzumelden.

Für die ESS Nutzung müssen Sie sich auf dem Portal für Business Applikationen anmelden https://businessservices.uzh.ch.

Ja, Sie können ESS von jedem Ort aus und mit jedem Gerät nutzen, wenn Sie einen Internetzugang haben. Sie müssen dazu die Internetadresse vom Portal für Business Applikationenhttps://businessservices.uzh.ch aufrufen und können sich dann mit Ihren Zugangsdaten (Shortname und Passwort) anmelden. Zusätzlich werden Sie aufgefordert, sich mit der Multifaktor-Authentifizierung anzumelden.

Bankdaten ändern

Um Ihre Bankdaten zu ändern, müssen Sie sich bei dem ESS anmelden und die Kachel mit dem Text «Bankdaten ändern» anklicken. Dort können Sie Ihre neuen Bankdaten eingeben und speichern. Änderungen Ihrer Bankdaten können nur für den 1. Tag eines zukünftigen Monats berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie, dass nur Bankdaten aus Ländern geändert werden können, die die IBAN-Nummer umgesetzt haben.

Änderungen von Bankverbindungen aus Ländern ohne IBAN-Nummer müssen weiterhin über Ihre personalverantwortliche Person eingereicht werden.

Elektronische Lohnabrechnung

Um auf Ihre Lohnabrechnungen zuzugreifen, müssen Sie sich bei ESS anmelden und die Kachel mit dem Text «Lohnabrechnungen» anklicken. Dort finden Sie eine Liste Ihrer Lohnabrechnungen, die Sie herunterladen oder ausdrucken können.

Die Lohnabrechnung wird jeweils am Tag der Lohnüberweisung bereitgestellt.

In ESS sind jeweils die Lohnabrechnungen der letzten 24 Monate abrufbar.

Mitarbeitende erhalten eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, wenn sich der Auszahlungsbetrag auf ihrer aktuellen Lohnabrechnung im Vergleich zum Vormonat geändert hat. Diese E-Mail dient dazu, Transparenz und Informationen über mögliche Änderungen im Auszahlungsbetrag zu gewährleisten.

Mit der Verarbeitung des Austritts wird im System vermerkt, dass die letzten Lohnabrechnungen zusätzlich auch in Papierform an die der Abteilung Personal zuletzt gemeldete Heimatadresse versendet werden. Bitte denken Sie vor Ihrem Austritt daran, Ihre Lohnabrechnungen herunterzuladen oder auszudrucken, da Sie möglicherweise nach Ihrem Austritt noch auf diese Unterlagen zugreifen müssen.

Die Lohnabrechnungen können einzeln ausgedruckt oder heruntergeladen und anschliessend gespeichert werden. Bitte achten Sie darauf, dass Sie für sich einen sicheren Speicher- bzw. Druckort auswählen.

Bei Fragen zu den Lohnabrechnungen können Sie sich an die für Sie zuständige personalverantwortliche Person wenden.

Elektronischer Lohnausweis

Um Ihren Lohnausweis einzusehen, melden Sie sich im ESS an und klicken auf die Kachel mit dem Text «Lohnabrechnung & Lohnausweis. Dort können sie den Lohnausweis herunterladen oder ausdrucken.

Der Lohnausweis wird jeweils im Januar für das vorangegangene Kalenderjahr im ESS zur Verfügung gestellt. 

Sie erhalten eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, sobald der Lohnausweis im ESS bereitgestellt wurde.

Im ESS sind jeweils die Lohnausweise der letzten 2 Jahre abrufbar.

Bis zu ihrem offiziellen Austrittsdatum haben Sie Zugang zum ESS und können den Lohnausweis herunterladen. Den Lohnausweis für die Zeit bis zu ihrem Austritt erhalten Sie in Papierform an die der Abteilung Personal zuletzt gemeldete Heimatadresse. 

Die Lohnausweise können einzeln ausgedruckt oder heruntergeladen und anschliessend gespeichert werden.

Bei Fragen zum Lohnausweis können Sie sich an das für Sie zuständige Competence Center der Abteilung Personal wenden.

Support

Sollten Sie Ihre Zugangsdaten vergessen haben, können Sie sich an den IT-Support der Zentralen Informatik wenden https://www.zi.uzh.ch/de/support.html.

Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie dieses online im Supportbereich der Zentralen Informatik zurücksetzen https://www.zi.uzh.ch/de/support/identitaet-zugang.html.

Wenn Sie noch keine Multifaktor-Authentifizierung haben, finden Sie eine Anleitung auf der Support-Seite der Zentralen Informatik https://www.zi.uzh.ch/de/support/Outlook-und-Kollaboration-Office-365/setup-multifactor-authentification.html.

Wenn Sie Probleme mit ESS haben, können Sie sich an das für sie zuständigeCompetence Center der Abteilung Personal wenden.