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Umgang mit Unterbrechungen bei der Arbeit

Unterbrechungen am Arbeitsplatz sind unvermeidlich, können jedoch die Produktivität beeinträchtigen und die Gesundheit gefährden, wenn sie nicht angemessen gehandhabt werden. Hier sind einige Tipps, wie Sie effektiv mit Unterbrechungen umgehen können:

1. Priorisierung von Aufgaben

 Neue E-Mails oder Telefonate müssen nicht immer sofort bearbeitet werden. Verschieben Sie Aufgaben bewusst und ordnen Sie sie neu, um eine effektive Bearbeitung zu gewährleisten.

2. Arbeitszeit planen

 Strukturieren Sie Ihre Arbeitszeit in sogenannten "Arbeitsblöcken", in denen Sie sich auf konzentrierte Arbeit ohne Unterbrechungen konzentrieren können.

3. Kommunikation optimieren

Klären Sie mit Kollegen und Vorgesetzten, wann Sie besonders konzentriert arbeiten müssen. Kommunizieren Sie, wenn Sie für eine bestimmte Zeit nicht gestört werden möchten.

4. Unterbrechungen minimieren

Schaffen Sie eine Umgebung, die Ablenkungen minimiert. Nutzen Sie Kopfhörer, um Lärm zu reduzieren, und signalisieren Sie anderen, wenn Sie nicht gestört werden möchten.

5. Priorisierte Rückrufe

Falls Sie Anrufe oder Meetings haben, priorisieren Sie diese bei Bedarf und planen Sie sie zu Zeiten ein, die für Ihre Produktivität weniger kritisch sind.

6. Digitale Benachrichtigungen steuern

Deaktivieren Sie nicht notwendige Benachrichtigungen auf Ihrem Computer und Smartphone, um Ablenkungen durch E-Mails, soziale Medien oder andere Apps zu minimieren.

7. Pausen einplanen

Planen Sie bewusst Pausen ein, um sich zu erholen und soziale Interaktionen zu ermöglichen. Dies kann helfen, Spannungen zu reduzieren und die Konzentration aufrechtzuerhalten.

8. Effektive Meetings

Halten Sie Meetings kurz und zielgerichtet. Teilen Sie die Tagesordnung im Voraus mit, um die Diskussion zu fördern und unnötige Unterbrechungen zu vermeiden.

9. Notfallprotokoll

Entwickeln Sie einen Handlungsplan für dringende Situationen, um sicherzustellen, dass wichtige Angelegenheiten auch bei Unterbrechungen nicht übersehen werden.

10. Flexibilität bewahren

Seien Sie flexibel und passen Sie Ihre Arbeitsweise an unerwartete Unterbrechungen an. Priorisieren Sie Aufgaben neu, um dennoch produktiv zu bleiben.

11. Bewusst entscheiden

In Unterbrechungssituationen ist es oft besser, nicht sofort zu reagieren. Nehmen Sie sich Zeit, um die Situation umfassend wahrzunehmen, bevor Sie entscheiden.

12. Ursachen finden

Untersuchen Sie die Ursachen von Arbeitsunterbrechungen. Häufige Gründe sind Unwissenheit, fehlende Absprachen oder nicht klar vermittelte Zeiten ungestörten Arbeitens.

13. Teamarbeit

Tragen Sie dazu bei bzw. veranlassen Sie, dass in Ihrem Team neue Verhaltensregeln aufgestellt werden, um gemeinsam die Quellen von Unterbrechungen zu identifizieren und abzustellen.

14. Effizientes Multitasking

Bedenken Sie die Reibungsverluste beim ständigen Umschalten zwischen Aufgaben. Entscheiden Sie bewusst, ob eine sofortige Reaktion sinnvoll ist oder ob andere Möglichkeiten genutzt werden können (verzögerte Bearbeitung, gleichzeitige Bearbeitung, Weitergabe von Aufgaben).

15. Aktive Freizeit als Stressprävention

 Ausreichend Schlaf, entspannende Tätigkeiten, sportliche Aktivitäten sind ein guter Ausgleich zum beruflichen Stress und verbessern die psychische Widerstandsfähig­keit. Darüber sollten Sie Dinge tun, die Ihnen Spass machen, anderer­seits aber auch eine Herausforderung darstellen.

Weiterführende Informationen

Job-Stress-Analyse für den eigenen Arbeitsplatz

Dieses frei zugängliche evidenzbasierte Tool benötigt ca. 20 min und erfragt relevante Stressoren und Ressourcen des eigenen Arbeitsplatzes. Anhand des Ergebnisses werden zudem Tipps abgegeben, wie die einzelnen Stressoren und Ressourcen im Arbeitsalltag optimiert werden können.
Friendly Workspace: Job-Stress-Analysis

Literatur

https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Praxis/A78.html https://www.bgm-ag.ch/files/public/literatur/pdf/bitte-nicht-stoeren.pdf

Semmer, N. K., Zapf, D., & Dunckel, H. (1999). Instrument zur Stressbezogenen Tätigkeitsanalyse (ISTA) [Instrument for stress-oriented task analysis (ISTA)]. In H. Dunkel (Ed.), Handbuch psychologischer Arbeitsanalyseverfahren (pp. 179–204). Zürich, Switzerland: vdf Hochschulverlag an der ETH.